Một lá thư giải trình xin visa rõ ràng và thuyết phục có thể quyết định thành bại của hồ sơ xin visa Schengen. Đây là cơ hội để bạn bổ sung thông tin thiếu sót, giải thích những điểm mâu thuẫn, và khẳng định mục đích chuyến đi của mình với viên chức lãnh sự. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Trang Visa sẽ hướng dẫn bạn cách viết một bức thư giải trình ấn tượng, tăng cơ hội được cấp visa Schengen.
Thư giải trình xin visa là gì
Thư giải trình xin visa (cover letter) là văn bản do đương đơn tự viết nhằm mục đích giải thích thêm về những thông tin chưa rõ ràng hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ xin visa Schengen. Bức thư này là cơ hội để bạn thể hiện sự nghiêm túc của mình và chiếm lấy thiện cảm của viên chức lãnh sự bằng cách bổ sung thông tin thiếu sót và xóa bỏ đi những nghi ngờ về mục đích chuyến đi của bạn đối với viên chức lãnh sự.
Vì đây là một cách để giúp bạn giới thiệu bản thân, nêu ra lý do tại sao bạn muốn đi du lịch đến quốc gia đó, cũng như là cách để “giao tiếp” với các nhân viên thị thực đang xử lý hồ sơ của bạn.
Một lưu ý dành cho bạn rằng đối tượng gửi thư giải trình xin visa Schengen phải là Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia thuộc khối Schengen mà bạn dự định đến. Và bức thư giải trình phải thuyết phục được viên chức lãnh sự rằng bạn phù hợp điều kiện để nhận thị thực cho quốc gia bạn dự định đến.
Khi nào cần viết thư giải trình
Khi xin visa Schengen, bạn phải hiểu rõ được khi nào mình cần viết thư giải trình để trình lên lãnh sự quán. Vì vậy, nếu bạn thuộc một trong những trường hợp dưới đây thì bạn cần phải viết thư giải trình:
- Hồ sơ xin visa chưa được rõ ràng và có nhiều mâu thuẫn. Ví dụ: Lý do công tác không phù hợp với chức danh công việc, lịch trình du lịch chi tiết nhưng thiếu bằng chứng cụ thể,…
- Bạn muốn bổ sung thêm thông tin để củng cố hồ sơ. Ví dụ: Giải thích về mối quan hệ với người bảo lãnh, chứng minh khả năng tài chính,…
- Bạn muốn giải thích về những vấn đề đặc biệt có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt visa. Ví dụ: Lí do bị rớt visa những lần trước đây, giải thích việc đã từng ở quá hạn thị thực, những lần vi phạm pháp luật và có tiền án tiền sự,…
Nội dung thư giải trình cần có những gì
Để giúp cho bạn hoàn thiện hơn cho việc viết thư giải trình xin visa Schengen thì bức thư của bạn cần phải trình bày đầy đủ và rõ ràng các nội dung sau:
- Giới thiệu: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, nêu ý định xin visa Schengen và đề cập đến ngày tháng dự định đi du lịch.
- Nội dung: Nếu phần nào bạn đang chưa nêu cụ thể bằng các tài liệu thì phải nêu rõ trong thư giải trình.
- Lịch trình: Cung cấp hành trình chi tiết nêu rõ kế hoạch du lịch của bạn trong khối Schengen.
- Tài chính: Trong trường hợp bạn không có đủ tài chính thì hãy nêu rõ các nguồn tiền mà mình sẽ sử dụng trong chuyến du lịch hoặc có một ai đó tài trợ tài chính trong lá thư.
- Chỗ ở: Giải thích với viên chức lãnh sự rằng bạn có nơi ở xuyên suốt chuyến đi đến Schengen và cung cấp đầy đủ thông tin địa chỉ mà bạn sẽ lưu trú.
- Lịch sử du lịch trước đây: Nếutrước đây bạn đã từng bị từ chối cấp visa Schengen thì hãy nêu rõ lí do tại sao bị rớt.
- Hồ sơ thiếu sót: Nếu có bất kỳ lo ngại cụ thể nào mà hồ sơ của bạn có thể gặp phải, hãy giải trình ngay trong bức thư.
Mẫu thư giải trình xin visa Schengen bằng tiếng Anh
Sau khi tìm hiểu được nội dung thư giải trình cần gì thì bạn có thể bắt tay vô việc viết cho mình một lá thư để bày tỏ nguyện vọng của mình cho lãnh sự quán. Và tất nhiên những nội dung bạn trình bày lên lãnh sự quán phải được viết bằng tiếng Anh, điều này sẽ gây cản trở khó khăn đối với những người không rành về tiếng Anh. Hiểu được tâm tư đấy, Trang Visa xin chia sẽ 2 mẫu thư giải trình xin visa Schengen diện du lịch, công tác bằng tiếng Anh ở dưới đây.
Mẫu thư giải trình xin visa Schengen diện du lịch
Date: 15/04/2024
France Embassy of Ho Chi Minh City
Dear Sir/Madam,
My name’s Nguyen Thi Tam, and I was born on Apr 2nd, 1981. Today, I am writing to apply for a Schengen visa to visit France from April 30, 2024 to May 7, 2024. I am traveling alone and the main reason I want to visit France is tourism.
I want to visit famous tourist destinations in France, such as the Eiffel Tower, Versailles Palace, Louvre Museum… and most of all I want to understand more about the French lifestyle and culture.
A brief overview of myself: I’m single and currently residing at 1021 Le Loi, Go Vap District, with my parents. I am an accountant for *** Bank, and because of how busy I am at work, I don’t have much time for travel or leisure. As a result, I have asked my employer for permission to visit France for leisure next time. Please give me a visitor’s visa even though I will only be here for a short time since I need to take care of my parents in Vietnam and then return to work.
I have included documentation that I have the resources to pay for my stay in addition to my intention to pay for my own travel.
Supporting documentation for visa applications I’ve attached this letter to:
- My bookings for my train and airplane tickets
- Hotel reservation receipts
- Travel health insurance
- My bank statement for last 3 months
- Title deed
I sincerely hope that the information I have included in this letter is sufficient to receive a positive response to my application. I appreciate your time, and please get in touch with me if you require any other information.
All the bests,
Nguyen Thi Tam
Tel: + 84 389163326
Email: tamlee16@ gmail.com
Mẫu thư giải trình xin visa Schengen diện công tác
Nếu bạn đang nộp đơn xin visa công tác Schengen, công ty của bạn phải thay mặt bạn viết thư giải trình
April 1, 2024
Ho Chi Minh, Vietnam
German Embassy in Ho Chi Minh
Dear Sir or Madam,
On behalf of [applicant’s full name], I am requesting a Schengen Business Visa with passport number XXXX.
I am confirming with you through this letter that [applicant’s full name] is employed by [business name], where he holds [job title or position]. After [X number of years] of employment with our company, [Applicant] must travel to Germany between June 1 and June 7, 2024, to visit our partner company, [name of partner company].
When [applicant] visits [name of partner company] in Germany, they will carry out the following duties:
- Participate in meetings on June 2nd, 2024 and June 4th, 2024
- Agree on a deal between businesses involving [XYZ]
- Make a presentation (along with any other assignments you have while traveling).
[Applicant] is scheduled to stay at [hotel/other name] and all expenses will be paid by our company (if any).
Please contact me if you have any questions.
Thank you for taking the time,
Best regards,
[Employer/supervisor name with signature]
[Position or title of employer/supervisor]
[Employer/supervisor email address]
[Employer/supervisor’s phone number]
Một số lưu ý khi viết thư giải trình xin visa Schengen
Thư giải trình xin visa Schengen thường được nộp kèm toàn bộ hồ sơ xin thị thực của bạn, trừ trường hợp bạn bị từ chối hay phải bổ sung hồ sơ cho lãnh sự. Tuy nhiên dù là ở trường hợp nào bạn hãy lưu ý một số mẹo sao đây để có một bức thư hoàn chỉnh hơn:
- Văn phong trang trọng, nội dung đúng sự thật: Đây là thư viết gửi cho lãnh sự mà bạn muốn đến vì vậy không nên viết quá tùy tiện, hay cung cấp thông tin lừa bịp, sai sự thật vì viên chức lãnh sự sẽ có cách để xác minh những gì bạn trình bày.
- Sắp xếp nội dung hợp lý, nắm bắt trọng tâm: Nhân viên xét duyệt sẽ không có nhiều thời gian để đọc thư của bạn vì vậy hãy viết rõ ràng, logic điều bạn muốn nói để gây ấn tượng tốt với họ.
- Nộp kèm bằng chứng, tài liệu để chứng minh điều cần giải trình: Lãnh sự sẽ không bị bạn thuyết phục nếu đó chỉ là lời nói suông, họ cần bằng chứng xác thực để xem xét.
- Không nên yêu cầu quá đáng hay đưa ra thời gian cho lãnh sự: Bạn nên hiểu rằng Lãnh sự không phải xét duyệt hồ sơ cho một mình bạn và tất cả đều có quy định và yêu cầu rõ ràng từ trước. Cụ thể như không nên yêu cầu họ trả kết quả cho hồ sơ xin thị thực của bạn trước thứ 2, thứ 3 hay thời gian cụ thể, mà chỉ mong họ có thể xét nhanh hơn tùy vào hoàn cảnh của bạn.
Thư giải trình là thư gửi lãnh sự tóm tắt lại mục đích chuyến đi của bạn cũng như trình bày những gì về hồ sơ, về bản thân mà bạn không thể đáp ứng hay nêu rõ trong tờ khai xin thị thực Schengen. Chính vì vậy mà nó có tác dụng thúc đẩy việc xét duyệt hồ sơ của bạn và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả visa. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ để viết đúng và tùy trường hợp mà bạn giải thích nhiều hơn để cải thiện hồ sơ của mình. Nếu bạn vẫn chưa biết nên “mở lời” như thế nào hoặc cần giải đáp những thắc mắc gì về cách viết thư giải trình xin visa Schengen hoặc có mong muốn tìm kiếm dịch vụ visa Schengen uy tín thì hãy liên hệ để Trang Visa hỗ trợ nhé.
