Mẫu thư mời xin visa Schengen bằng tiếng Anh

Thư mời là một tài liệu quan trọng bạn sẽ cần khi nộp đơn xin visa Schengen. Bức thư này sẽ bao gồm những thông tin cần thiết về chuyến đi của bạn, chẳng hạn như lý do bạn đến, bạn sẽ ở lại bao lâu, nơi bạn sẽ ở và bất kỳ hỗ trợ tài chính hoặc chỗ ở nào mà người mời sẽ cung cấp. Cơ quan xét duyệt sẽ sử dụng lá thư này để đánh giá ý định, độ tin cậy và khả năng đủ điều kiện của bạn để vào Schengen.

Tác dụng của thư mời xin Visa Schengen là gì #

Tác dụng của thư mời là cung cấp bằng chứng cho thấy bạn có lý do chính đáng để đến thăm các quốc gia khu vực Schengen và để thiết lập mối liên hệ giữa bạn và ai đó là cư dân của quốc gia đó. Hơn nữa, nó giúp trình bày rõ mục đích cho chuyến thăm của bạn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về lý do bạn đến quốc gia Schengen, những gì bạn dự định làm trong thời gian lưu trú và mối quan hệ giữa người mời và bạn.

Có mấy loại thư mời xin visa Schengen #

Thư mời nộp đơn xin visa Schengen được phân loại dựa trên mục đích của chuyến thăm, do thông tin cần thiết và tài liệu hỗ trợ cho từng mục đích là khác nhau. Vì vậy, cần dựa vào những loại thư mời khác nhau để đảm bảo cung cấp đủ thông tin cần thiết cho chuyến đi cụ thể.

Thư mời thăm thân tại Schengen #

Thư mời thăm thân là được coi là một loại hồ sơ xin thị thực Schengen được viết bởi một thành viên gia đình hoặc bạn bè cư trú tại một quốc gia thuộc khối Schengen, mời một người nào đó từ một quốc gia ngoài châu Âu đến thăm họ. Bức thư mời gửi xin visa thăm thân Schengen phải có đầy đủ thông tin sau đây:

  • Lãnh sự quán hoặc đại sứ quán nơi nộp đơn xin thị thực.
  • Thông tin cá nhân của người mời và người được mời.
  • Mục đích và thời gian của chuyến thăm. Nêu rõ mục đích của chuyến thăm là để đoàn tụ hoặc họp mặt gia đình, đồng thời nêu rõ ngày đến và ngày đi dự kiến cho chuyến thăm.
  • Hỗ trợ chỗ ở và tài chính. Xác nhận xem người được mời sẽ ở lại với chủ nhà trong chuyến thăm hay liệu chỗ ở riêng đã được sắp xếp hay chưa. Nếu người mời bảo lãnh tài chính thì hãy cho biết mức độ hỗ trợ. Chẳng hạn như trang trải chi phí đi lại, chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí sinh hoạt hàng ngày của người được mời.
  • Cam kết của người mời đối với các quy tắc và quy định của việc xin visa Schengen.
  • Nêu rõ các hoạt động sẽ làm khi được cấp visa.
  • Chữ ký và ngày.

Thư mời công tác tại Schengen #

Thư mời công tác sẽ được viết một cách trang trọng để mời một doanh nhân nước ngoài đến một quốc gia thuộc khu vực Schengen vì mục đích kinh doanh. Bức thư này thường được viết bởi một công ty hoặc tổ chức có trụ sở tại một quốc gia thuộc khối Schengen gửi cho doanh nhân các nước ngoài khu vực.

Thư mời đi công tác phải được viết một cách chuyên nghiệp và bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết về chuyến đi, chẳng hạn như:

  • Tên và địa chỉ của đại sứ quán hoặc lãnh sự quán nơi khách sẽ nộp đơn xin thị thực.
  • Tên và địa chỉ của công ty chủ quản cũng như tên và chức vụ của người viết thư mời.
  • Họ tên đầy đủ, ngày sinh, số hộ chiếu, quốc tịch, vị trí công việc và công ty của khách.
  • Mục đích và thời gian của chuyến thăm công tác: ví dụ: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo và nêu rõ ngày dự kiến cho chuyến thăm, bao gồm cả ngày đến và ngày đi.
  • Bản tóm tắt ngắn gọn về hành trình công tác, bao gồm các cuộc họp, hội nghị hoặc hội thảo đã lên kế hoạch và tên của bất kỳ công ty hoặc cá nhân nào mà khách sẽ gặp, nếu có.
  • Thông tin về chỗ ở và sắp xếp tài chính, chẳng hạn như liệu công ty chủ quản có cung cấp chỗ ở hay không nếu khách tự sắp xếp và liệu công ty chủ nhà có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí hàng ngày hay không.
  • Cam kết của công ty chủ quản trong việc đảm bảo rằng khách sẽ tuân thủ các quy tắc và quy định của Khu vực Schengen trong chuyến thăm của họ.
  • Tài liệu hỗ trợ (nếu có).
  • Chữ ký và ngày.

Thư mời cho sinh viên hoặc các hoạt động văn hóa #

Thư mời dành cho sinh viên hoặc hoạt động văn hóa là tài liệu dùng để mời sinh viên quốc tế hoặc người tham gia đến một quốc gia thuộc khu vực Schengen để tham gia các hoạt động giáo dục, văn hóa. Bức thư thường được viết bởi một trường học, trường đại học hoặc tổ chức văn hóa có trụ sở tại một quốc gia thuộc khối Schengen gửi tới sinh viên hoặc người tham gia ngoài khối.

Bức thư nên bao gồm các chi tiết quan trọng như tên, thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện cũng như lịch trình dự kiến. Chi tiết về chỗ ở và hỗ trợ tài chính cũng nên được đưa vào. Cuối cùng, thư mời phải giải thích mục đích và tầm quan trọng cũng như yêu cầu của chương trình, chẳng hạn như ngôn ngữ hoặc điều kiện tiên quyết.

Thư mời điều trị y tế tại Schengen #

Thư mời vì mục đích y tế là tài liệu được sử dụng để mời một người đến một quốc gia thuộc Khu vực Schengen để điều trị hoặc tư vấn y tế. Loại thư mời này thường được cấp bởi cơ sở y tế hoặc bác sĩ điều trị, tư vấn. Nó nhằm mục đích hỗ trợ việc xin thị thực của bệnh nhân hoặc người đi cùng họ.

Thư mời cho mục đích y tế nên bao gồm các chi tiết cần thiết như:

  • Tên và địa chỉ của đại sứ quán bạn sẽ nộp đơn xin thị thực.
  • Tên và địa chỉ của cơ sở y tế.
  • Loại điều trị y tế hoặc tư vấn sẽ được cung cấp.
  • Thời gian điều trị hoặc tư vấn.
  • Ngày đến và đi dự kiến của bệnh nhân và người đi cùng họ.
  • Thông tin chi tiết cần thiết về chỗ ở và hỗ trợ tài chính.
  • Giải thích lý do tại sao bệnh nhân phải đến khối Schengen để được điều trị hoặc tư vấn y tế.
  • Lịch sử khám chữa bệnh hoặc thuốc có liên quan.
  • Chữ ký và ngày.

Thư bảo lãnh xin visa Schengen #

Thư bảo lãnh xin visa Schengen là tài liệu hỗ trợ việc xin thị thực của một người dự định đến thăm một quốc gia thuộc khối Schengen, được viết bởi một nhà tài trợ, người sẽ hỗ trợ tài chính cho người nộp đơn trong thời gian họ lưu trú.

Bức thư bảo lãnh phải bao gồm các chi tiết như tên và địa chỉ của người bảo lãnh, mối quan hệ với người nộp đơn, thời gian và mục đích của chuyến thăm cũng như chi tiết về chỗ ở và hỗ trợ tài chính. Bức thư cũng phải thể hiện tình hình tài chính của nhà tài trợ để chứng minh khả năng hỗ trợ của họ. Mặc dù thư bảo lãnh không đảm bảo việc phê duyệt thị thực nhưng có thể giúp hồ sơ xin visa của bạn mạnh hơn.

Một số mẹo khi viết thư mời xin visa Schengen #

Không phải việc bạn có thư mời là đồng nghĩa với việc bạn được cấp visa Schengen. Tuy nhiên nếu bạn biết cách áp dụng những mẹo sau thì đơn xin visa của bạn sẽ gia tăng khả năng đậu:

  • Rõ ràng và súc tích: Thư mời của bạn phải dễ đọc và dễ hiểu; sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh thuật ngữ kỹ thuật và giải thích rõ ràng mục đích cũng như chi tiết của chuyến thăm.
  • Trung thực và chính xác: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin trong thư mời là chính xác và trung thực. Việc cung cấp thông tin sai lệch hoặc gây nhầm lẫn có thể dẫn đến việc từ chối cấp thị thực hoặc các hậu quả pháp lý khác.
  • Sắp xếp thông tin một cách logic: Điều này có nghĩa là sắp xếp các chi tiết rõ ràng và chính xác, bắt đầu từ mục đích và thời gian của chuyến thăm, tiếp theo là mọi thông tin cần thiết về chỗ ở, hỗ trợ tài chính và cam kết của người mời trong việc đảm bảo khách sẽ tuân thủ các quy định của khối Schengen. Sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách đánh số trước khi viết để làm cho thông tin dễ đọc và dễ hiểu hơn.
  • Bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết: Đảm bảo bao gồm tất cả thông tin liên quan về người mời, người được mời, mục đích, thời gian tham quan, chỗ ở và thông tin hỗ trợ tài chính (nếu có) cũng như cam kết của người mời trong việc đảm bảo khách sẽ tuân thủ các quy định của khối Schengen.
  • Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp: Thư mời là một hồ sơ trang trọng, vì vậy hãy sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và lịch sự xuyên suốt bức thư. Hãy xưng hô với người nhận một cách thích hợp và tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ địa phương.
  • Cung cấp các hồ sơ hỗ trợ: Tùy thuộc vào loại chuyến thăm, bạn có thể cần gửi kèm các hồ sơ hỗ trợ cùng với thư mời của mình. Ví dụ: Nếu bạn mời một thành viên trong gia đình, bạn có thể cần phải gửi kèm bằng chứng về mối quan hệ hoặc nơi cư trú của mình.
  • Đọc lại cẩn thận: Trước khi gửi thư mời xin visa Schengen, hãy đọc lại cẩn thận để kiểm tra các thiếu sót hoặc lỗi chính tả. Một lá thư được viết tốt và không có lỗi có thể tạo ấn tượng tích cực cho cơ quan lãnh sự.

Viết thư mời xin visa Schengen rất đơn giản, bạn chỉ cần cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết. Bạn có thể viết thư mời bằng cách làm theo các mẹo trên hoặc đơn giản là hãy liên hệ dịch vụ visa Schengen của đội ngũ Trang Visa để nhận được sự giúp đỡ nhé.

Một số sai lầm thường gặp khi viết thư mời xin visa Schengen #

Tất nhiên sẽ không ai chắc chắn được rằng việc viết thư mời cho người thân ở nửa vòng Trái Đất bên kia sẽ hoàn toàn chính xác. Chắc chắn sẽ có những sai sot, sai lầm khi viết thư. Vậy hãy cùng Trang Visa tìm hiểu những sai lầm thường gặp khi viết thư mời xin visa Chengen nhé!

  • Thông tin cung cấp không đầy đủ: Việc thông tin không đầy đủ sẽ khiến cơ quan lãnh sự không biết hết thông tin của bạn, do đó họ sẽ không đánh giá cao về bộ hồ sơ xin visa Schengen của người được mời. Vì vậy khi viết thư mời bạn phải bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, chẳng hạn như mục đích cụ thể và thời gian của chuyến thăm, chi tiết về chỗ ở và bất kỳ hỗ trợ tài chính nào sẽ được cung cấp.
  • Sử dụng ngôn ngữ hoặc giọng điệu đời thường: Thư mời là một tài liệu trang trọng, vì vậy điều quan trọng là phải sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và tránh ngôn ngữ không trang trọng hoặc tiếng lóng.
  • Lỗi chính tả và ngữ pháp: Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể làm cho thư mời của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và làm giảm cơ hội được chấp thuận đơn xin thị thực Schengen. Vì vậy, hãy đảm bảo đọc kỹ thư của bạn trước khi gửi.
  • Không cung cấp hồ sơ hỗ trợ: Tùy thuộc vào loại chuyến thăm, bạn có thể cần gửi kèm các hồ sơ hỗ trợ cùng với thư mời của mình. Việc không cung cấp các tài liệu này có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối cấp visa Schengen.
  • Không đủ cụ thể: Việc cung cấp thông tin mơ hồ hoặc không rõ ràng có thể gây khó khăn cho đại sứ quán hoặc lãnh sự quán trong việc xác định tính hợp pháp của chuyến thăm.
  • Cung cấp thông tin sai lệch hoặc gây hiểu nhầm: Việc cung cấp thông tin sai lệch hoặc gây nhầm lẫn có thể dẫn đến việc từ chối cấp thị thực Schengen hoặc các hậu quả pháp lý khác. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng mọi thông tin trong thư mời của bạn đều chính xác và trung thực.
  • Không đề địa chỉ thư đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán thích hợp: Như bạn đã biết visa Schengen được phép di chuyển tự do 27 quốc gia trong khối Schengen. Tuy nhiên bạn phải nộp đúng hồ sơ xin thị thực ở quốc gia bạn đặt chân đầu tiên. Điều đó có nghĩa bạn phải nộp đúng địa chỉ 1 trong 27 đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Vì vậy trước khi viết thư mời, hãy tham khảo kỹ địa chỉ và thông tin liên hệ của nơi bạn dự định nộp hồ sơ nhé!

Mẫu thư mời xin visa Schengen #

Nhìn chung, mọi thư mời đều có những nội dung, bố cục tương đối giống nhau, tùy vào mục đích, kế hoạch của chuyến đi của bạn. Để giúp bạn hình dung được một thư mời xin visa Schengen hoàn chỉnh, Trang Visa đưa ra một mẫu thư mời công tác song ngữ như sau:

Mẫu thư mời xin visa Schengen bằng tiếng Anh
Mẫu thư mời xin visa Schengen bằng tiếng Anh

Date:
Ngày tháng năm

Re: [Guest’s Full Name] Invitation Letter with Passport No._____________
Về: [Tên đầy đủ của khách] Thư mời kèm hộ chiếu số _____________

To Whom it may concern,
Kính gửi cơ quan có thẩm quyền,

This letter serves as confirmation that [Host Company Name], which has its headquarters at [Host Company Address], will be hosting [Guest’s Full Name], who works for [Guest’s Company Name], when they visit the Schengen Area for a prospective business trip.
Thư này nhằm xác nhận rằng [Tên công ty chủ nhà], có trụ sở chính tại [Địa chỉ công ty chủ nhà], sẽ tiếp đón [Tên đầy đủ của khách], là nhân viên công ty [Tên công ty của khách], khi họ đến Schengen trong chuyến công tác sắp tới.

The journey is intended to [explain the reason for the visit, e.g., attending conferences, workshops, meetings, negotiations, or training]. From [the arrival date] until [the departure date], it will take place in [city, country]. [Guest’s Full Name] will be visiting a number of businesses and people during this period, including [name any specific businesses or people they will be meeting with, if appropriate].
Chuyến đi nhằm mục đích [giải thích lý do của chuyến thăm, ví dụ: tham dự các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, đàm phán hoặc đào tạo]. Từ [ngày đến] cho đến [ngày khởi hành], nó sẽ diễn ra ở [thành phố, quốc gia]. [Tên đầy đủ của khách] sẽ đến thăm một số doanh nghiệp và nhân sự trong thời gian này, bao gồm [tên bất kỳ doanh nghiệp hoặc người cụ thể nào mà họ sẽ gặp, nếu có].

We guarantee that [Guest’s Full Name] is working for [Guest’s Company Name] and is employed therein in the capacity of [Guest’s Job Position]. They are citizens of [the guest’s nationality] and have the passport number [the guest’s passport number]. We ensure that [Guest’s Full Name] will return home following the trip and have strong ties to their nation of origin.
Chúng tôi đảm bảo rằng [Tên đầy đủ của khách] đang làm việc cho [Tên công ty của khách] và được tuyển dụng tại đó với tư cách là [chức vụ của khách]. Họ là công dân của [quốc tịch của khách] và có số hộ chiếu [số hộ chiếu của khách]. Chúng tôi đảm bảo rằng [Tên đầy đủ của khách] sẽ trở về nhà sau chuyến đi và có mối quan hệ chặt chẽ với quốc gia xuất xứ của họ.

During their visit, [Guest’s Full Name] will reside at [Accommodation Details]. We will cover all their expenses, including travel, accommodations, meals, and daily expenses. The pertinent financial records are attached to this letter.
Trong chuyến thăm của họ, [Tên đầy đủ của khách] sẽ cư trú tại [Chi tiết chỗ ở]. Chúng tôi sẽ trang trải mọi chi phí của họ, bao gồm đi lại, ăn ở, ăn uống và chi phí hàng ngày. Hồ sơ chứng minh tài chính đã được đính kèm với lá thư này.

Additionally, we have included any pertinent supporting documentation, including [enumerate any supporting papers that are attached, such as the financial records or proof of the host company’s business registration, the invitation letter for the conference or event being attended, etc.].
Ngoài ra, chúng tôi đã gửi kèm mọi tài liệu hỗ trợ thích hợp, bao gồm [liệt kê mọi giấy tờ hỗ trợ được đính kèm, chẳng hạn như hồ sơ tài chính hoặc bằng chứng đăng ký kinh doanh của công ty chủ quản, thư mời tham dự hội nghị hoặc sự kiện, v.v.].

Thank you for considering this visa application.
Cảm ơn bạn đã xem xét đơn xin thị thực này.

Best Regards,
Trân trọng,
Signature
Ký tên
Name of signer, position
Tên người ký, chức vụ
Phone number
Số điện thoại

Với mẫu thư mời xin visa Schengen bằng song ngữ trên, Trang Visa hi vọng bạn có thể tự mình hoàn thành thư mời để mời người thân đến thăm mình. Nếu như bạn có bất kỳ sự khó khăn nào trong việc viết thư mời thì hãy liên hệ Trang Visa thông qua dịch vụ visa Schengen để được tư vấn cụ thể nhé!

Có thể bạn quan tâm, mẫu thư mời xin visa của mỗi quốc gia:

DMCA.com Protection Status