Một số quốc gia như khối Schengen, Canada, Nam Phi,… sẽ yêu cầu bạn nộp hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc hồ sơ song ngữ Việt – Anh khi xin visa du lịch. Chính vì vậy, bạn cần phải biết được cách tạo hồ sơ tiếng Anh hoặc song ngữ. Và đối với những người đang đi làm, bạn cần đính kèm đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hoặc song ngữ để chứng minh bạn được cơ quan cho phép nghỉ và có ràng buộc quay về công việc tại Việt Nam sau chuyến đi. Hãy cùng Trang Visa tìm hiểu ngay mẫu đơn chuẩn và những lưu ý khi viết để hồ sơ của bạn không bị từ chối vì sai sốt không đáng có!
Xem thêm:
- Mẫu thư mời xin visa Schengen bằng tiếng Anh
- Thư giải trình xin visa Schengen là gì
- Cách viết thư bảo lãnh xin visa Schengen
Đơn xin nghỉ phép xin visa là gì
Trong quá trình xin visa đi nước ngoài, đặc biệt là với mục đích du lịch, công tác hoặc thăm thân, đơn xin nghỉ phép là một văn bản quan trọng cần có trong bộ hồ sơ. Văn bản này giúp cơ quan lãnh sự hiểu rằng bạn sẽ tạm thời rời công việc tại Việt Nam để thực hiện chuyến đi, đồng thời chứng minh rằng bạn có ràng buộc công việc rõ ràng và sẽ quay trở lại sau chuyến đi.
Với các quốc gia yêu cầu hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc song ngữ như Canada, Nam Phi hay các nước trong khối Schengen, đơn xin nghỉ phép cần được dịch sang tiếng Anh hoặc trình bày song ngữ ngay từ đầu.
Một lá đơn xin nghỉ phép đạt yêu cầu cần đảm bảo:
- Trình bày nội dung trung thực, ngắn gọn, rõ ràng.
- Tránh các lỗi sử dụng từ vựng, ngữ pháp và lỗi dấu câu.
- Có đầy đủ thông tin về thời gian nghỉ phép, lý do xin nghỉ, thông tin người ký xác nhận.
Việc chuẩn bị kỹ càng và đúng chuẩn đơn nghỉ phép không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp của hồ sơ mà còn nâng cao khả năng đậu visa của bạn.
Quy trình nộp đơn xin nghỉ phép đi du lịch
Nhìn chung, khi nói đến quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt là thủ tục xin nghỉ phép thì phần lớn các doanh nghiệp đều tuân theo một tiến trình cơ bản giống nhau.
1. Soạn đơn nghỉ phép
Trong trường hợp công ty có mẫu đơn quy định sẵn, bạn chỉ cần liên hệ bộ phận Hành chính – Nhân sự để lấy giấy và điền đầy đủ thông tin cần thiết.
Còn nếu để đảm bảo đúng yêu cầu về giấy tờ hồ sơ nộp thị thực, bạn có thể tải về mẫu đơn xin nghỉ phép để xin visa từ trên mạng.
2. Gửi đơn đến cấp quản lý trực tiếp
Sau khi hoàn tất đơn xin nghỉ phép, bạn chuyển cho người Quản lý trực tiếp để được xem xét và phê duyệt. Nếu đồng ý, quản lý sẽ ký tên hoặc gửi email xác nhận chấp thuận.
3. Chuyển đơn cho bộ phận Hành chính – Nhân sự
Sau khi được phê duyệt bởi cấp quản lý, đơn sẽ được chuyển đến bộ phận nhân sự để lưu lại trong hồ sơ nhân sự cá nhân và cập nhật vào hệ thống.
4. Nhận phản hồi chính thức từ công ty
Bộ phận Nhân sự hoặc quản lý sẽ gửi phản hồi chính thức bằng văn bản hoặc email. Đây là bằng chứng xác nhận bạn được nghỉ phép đúng quy định.
Cách viết đơn xin nghỉ phép đi du lịch bằng tiếng Anh
Khi viết bằng tiếng Anh, đơn xin nghỉ sẽ bao gồm những ý chính gì?
Một số điểm quan trọng nhất cần đề cập trong đơn xin nghỉ phép của bạn là:
- Salutation – Lời chào, thưa gửi
- Purpose of the application – Tiêu đề đơn
- Reason for leave – Lý do xin nghỉ phép
Chẳng hạn, kết hôn hoặc sinh con, các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, người thân mất hoặc để giảm bớt căng thẳng công việc quá mức.
- Number of leaves needed – Số ngày muốn xin nghỉ
Ghi rõ ngày khởi hành chuyến du lịch và ngày dự tính quay lại làm việc của bạn.
- Work plan during your absence – Tình hình công việc khi bạn nghỉ
Nêu những cách thức bạn thu xếp trong công việc khi vắng mặt, điều này cho thấy bạn là một nhân viên tận tình và chu đáo.
Ví dụ: Tìm người bàn giao công việc, đào tạo người thay thế, ghi chú và soạn thảo chi tiết về quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
- Contact information – Thông tin liên hệ
Để lại số điện thoại liên lạc của bạn trong đơn xin nghỉ, thể hiện rằng bạn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào trong thời gian vắng mặt.
- Signature – Chữ ký xác nhận của bạn
Cấu trúc cơ bản của đơn xin nghỉ phép khi muốn du lịch ra nước ngoài
Một đơn xin nghỉ phép nên tuân theo bố cục 3 phần rõ ràng, xúc tích như sau:
| Phần 1. Mở đầu đơn | |
| Thông thường trong phần đầu tiên, bạn nên gửi lời chào cung cấp thông tin chi tiết của mình cho người quản lý. | |
| From, | Kính gửi, |
| Your name: | Tên người viết đơn: |
| Designation: | Vị trí đảm nhận: |
| Company name: | Tên công ty: |
| Date: | Ngày viết đơn: |
| Phần 2. Nội dung đơn | |
| Trong phần này, bạn nên nói cụ thể về tình hình công việc hay dự án hiện tại mà bạn đang đảm đương, và dự định bàn giao việc chưa hoàn thành sang cho thành viên khác trong cùng bộ phận. | |
| Phần 3. Kết thúc đơn | |
| Trong phần cuối thư, bạn cần cám ơn người quản lý sẽ xét duyệt đơn nghỉ cho bạn. Đừng quên đính kèm số điện thoại của bạn, phòng trường hợp có người cần liên lạc. | |
| I will be very thankful if you consider this request and grant me leaves form “write date here”. | Tôi sẽ rất biết ơn nếu được xem xét đơn xin phép này và được chấp thuận cho nghỉ số ngày là…. |
| In case of an emergency, you can contact me on “your cell number”. | Trong trường hợp khẩn cấp, công ty có thể liên hệ với tôi với số điện thoại…. |
| Yours faithfully, | Trân trọng, |
| (Your signature here) | (Ký tên người viết đơn) |
| (Your name here) | (Họ tên người viết đơn) |
Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh xin nghỉ phép
Ngày nay, nhiều công ty lựa chọn ưu tiên dùng email cho giao tiếp, trao đổi thông tin nội bộ. Khi đó, việc xin nghỉ phép cũng phải được gửi yêu cầu bằng email thông báo.
04 mẹo viết email xin nghỉ hiệu quả:
- Diễn đạt bằng lời lẽ lịch sự và nhã nhặn khi viết đơn.
- Nội dung email viết bằng ngôn ngữ trang trọng.
- Đơn nghỉ phép soạn thảo bản Word cần được đính kèm đầy đủ.
- Kiểm tra lần nữa nội dung email đã soạn, trước khi gửi đi.
Cấu trúc email xin nghỉ phép chung
Tương tự như cấu trúc đơn viết tay, email cũng soạn thảo với bố cục như thế.
| Phần 1. Mở đầu email | |
| From, | Gửi từ, |
| Your Name, Position, Email | Người gửi: Tên, chức vụ, email |
| Date (Date on which email is written) | Ngày viết: Ngày soạn email |
| To, | Gửi đến, |
| The receiver’s name, position, email | Người nhận: Tên, chức vụ, email |
| Subject: Write down your subject of mail here | Chủ đề: Viết tiêu đề thư |
| Phần 2. Nội dung email | |
| Dear, | Kính chào, |
| I am writing this mail to inform you that…. | Tôi viết email này để thông báo rằng….(Nêu ra lý do nghỉ) |
| I am sorry for the inconvenience that will be caused due to my absence from office. | Tôi xin lỗi vì sự bất tiện do tôi vắng mặt tại công ty. |
| I will take care of the pending tasks and will complete them at the earliest possible after joining office. | Tôi sẽ xử lý tiếp các nhiệm vụ đang dang dở, và sẽ hoàn thành sớm nhất có thể sau khi quay lại làm việc. |
| In the meantime, Mr/Ms… will handle my responsibilities. | Trong lúc tôi tạm vắng, anh/ chị…(Tên người phụ trách thay) sẽ đảm đương tiếp vị trí công việc của tôi. |
| Phần 3. Kết thúc email | |
| Thank you for your kind consideration. | Cám ơn vì đã xem xét email này. |
| Regards, | Trân trọng, |
| Your name here | Tên người soạn email |
Lưu ý:
- Để làm hồ sơ xin visa đi du lịch nước ngoài, cần phải cung cấp đơn nghỉ phép tiếng Anh hoặc là song ngữ Anh Việt.
- Sử dụng mẫu sẵn có, giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí dịch thuật giấy tờ.
- Tùy trường hợp và nhu cầu, hãy chọn mẫu đơn phù hợp, tải về máy và điền thông tin yêu cầu theo tình hình của riêng bạn.
Nếu việc viết đơn xin nghỉ phép hoặc cung cấp các giấy tờ cần viết bằng tiếng Anh để xin visa quá khó khăn thì bạn có thể liên hệ Trang Visa để được hỗ trợ và tư vấn về dịch vụ dịch thuật giấy tờ song ngữ xin visa.
