Giấy tờ chung bắt buộc cho tất cả các loại visa Đức
Dù bạn xin loại visa nào – Du lịch, công tác, thăm thân hay du học – bộ hồ sơ đều phải có nhóm giấy tờ chung dưới đây. Đây là điều kiện nền tảng mà Đại sứ quán Đức và trung tâm VFS Global kiểm tra đầu tiên.
Hồ sơ cá nhân
1. Hộ chiếu
Hộ chiếu phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến rời khỏi khu vực Schengen (không phải ngày nộp hồ sơ), có tối thiểu 2 trang trắng liên tiếp. Nếu có hộ chiếu cũ, nên mang theo – lịch sử nhập cảnh Schengen tốt là lợi thế.
2. Ảnh thẻ
Ảnh thẻ có yêu cầu: kích thước 3.5×4.5cm phông nền trắng, được chụp trong vòng 6 tháng, khuôn mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu hay kính râm, không đội mũ. Tỷ lệ khuôn mặt chiếm khoảng 70-80% diện tích ảnh. VFS có dịch vụ chụp ảnh tại chỗ nếu cần.
3. CCCD
CCCD bản sao rõ ràng cả 2 mặt. Với visa Schengen ngắn hạn không bắt buộc công chứng, nhưng nên chuẩn bị bản sao công chứng để sẵn. Với visa dài hạn (loại D) nộp tại Đại sứ quán, thường yêu cầu bản sao công chứng.
4. Sổ hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú (KT3)
Sổ hộ khẩu bản sao công chứng hoặc giấy xác nhận tạm trú KT3 còn hiệu lực, xác nhận địa chỉ cư trú hiện tại tại Việt Nam. Đây là bằng chứng về nơi trở về sau chuyến đi.
Mẫu đơn xin visa VIDEX
Điền đầy đủ thông tin trên Form VIDEX – đây là đơn xin visa chính thức của Đức, điền trực tuyến tại website chính thức của Bộ Ngoại giao Đức: https://videx.diplo.de/videx/. Điền hoàn chỉnh, in ra 2 bản giấy và ký tay, không nộp form điện tử trực tiếp.
Đặc biệt lưu ý: mục 21 (mục đích chuyến đi) phải ghi rõ ràng và nhất quán với toàn bộ hồ sơ, mục 24 (ai chịu chi phí), mục 33 (chữ ký người xin) và mục 34 (chữ ký phụ huynh nếu là trẻ vị thành niên). Bỏ trống bất kỳ mục bắt buộc nào là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Sau khi điền xong, in ra 2 bản trên giấy A4, ký tay (không ký scan) tại tất cả các vị trí yêu cầu. Ký bằng bút mực đen hoặc xanh đậm, không tẩy xóa hay dùng bút xóa trên form.
Bảo hiểm du lịch Schengen
Bảo hiểm phải có mức bảo hiểm y tế tối thiểu 30.000 EUR, có hiệu lực trong toàn bộ 29 quốc gia thành viên khu vực Schengen (không phải chỉ riêng Đức) và bao phủ toàn bộ thời gian lưu trú. Có thể mua trực tuyến từ các nhà cung cấp bảo hiểm du lịch uy tín hoặc Trang Visa cũng có hỗ trợ bạn dịch vụ này. Nên mua sau khi đã có ngày hẹn VFS để tránh mua trước quá lâu.
Checklist hồ sơ visa du lịch Đức
Xem hướng dẫn chi tiết quy trình: Visa du lịch Đức – Hồ sơ & Quy trình xin visa Schengen
Giấy tờ cá nhân:
- Hộ chiếu bản gốc (còn hạn ≥ 6 tháng, ≥ 2 trang trắng)
- 02 ảnh thẻ 3.5×4.5cm nền trắng
- CCCD bản sao
- Sổ hộ khẩu hoặc KT3 bản sao công chứng
- Form VIDEX điền đầy đủ, ký tên (in 2 bản)
Giấy tờ chứng minh tài chính:
- Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất (đóng dấu ngân hàng, số dư tối thiểu tương đương ~45 EUR/ngày x số ngày lưu trú
- Hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận công việc còn hiệu lực
- Giấy phép kinh doanh (nếu tự kinh doanh)
- Giấy tờ sở hữu tài sản gắn với Việt Nam (sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm), không bắt buộc nhưng tăng điểm hồ sơ
Giấy tờ chuyến đi:
- Booking vé máy bay khứ hồi (xác nhận từ hãng bay hoặc đại lý)
- Booking khách sạn/chỗ ở toàn bộ hành trình (xác nhận có thể hủy)
- Lịch trình du lịch chi tiết theo từng ngày (tự lập, in ra kèm hồ sơ)
- Bảo hiểm du lịch Schengen tối thiểu 30.000 EUR
Giấy tờ bổ sung theo đối tượng:
- Học sinh/sinh viên: Giấy xác nhận đang học + thẻ sinh viên còn hiệu lực
- Đi theo gia đình: Giấy khai sinh (bản dịch công chứng) và/hoặc đăng ký kết hôn
- Người về hưu: Sổ lương hưu hoặc sổ tiết kiệm chứng minh thu nhập ổn định
- Trẻ em đi cùng cha/mẹ: Giấy khai sinh + CMND/CCCD của cha/mẹ + giấy ủy quyền nếu chỉ đi với một bên
Checklist hồ sơ visa công tác Đức
Xem hướng dẫn chi tiết quy trình: Visa công tác Đức – Thủ tục & Thư mời kinh doanh
Giấy tờ cá nhân:
- Hộ chiếu bản gốc + 02 ảnh thẻ + CMND/CCCD bản sao
- Sổ hộ khẩu/KT3 bản sao công chứng
- Form VIDEX điền đầy đủ, ký tên (in 2 bản)
- Bảo hiểm du lịch Schengen tối thiểu 30.000 EUR
Giấy tờ từ phía công ty Việt Nam:
- Giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập công ty (bản sao công chứng)
- Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm còn hiệu lực
- Quyết định cử đi công tác: nêu rõ thời gian, địa điểm, mục đích – có chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu đỏ
- Bảng lương 3 tháng gần nhất có xác nhận phòng kế toán/HR
- Sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân 3 tháng gần nhất
Giấy tờ từ phía đối tác Đức (quan trọng nhất):
- Thư mời công tác chính thức trên giấy tiêu đề công ty Đức: ghi rõ tên/chức vụ người được mời, thời gian, mục đích cụ thể
- Giấy xác nhận đăng ký kinh doanh của công ty Đức, tải từ handelsregister.de
- Lịch họp / chương trình hội thảo / lịch triển lãm chi tiết (agenda)
- Xác nhận công ty Đức chịu trách nhiệm chi phí (nếu đối tác bao toàn bộ)
Checklist hồ sơ visa thăm thân Đức
Xem hướng dẫn chi tiết quy trình: Visa thăm thân Đức & Hướng dẫn
Giấy tờ do người mời chuẩn bị tại Đức:
- Giấy cam kết bảo lãnh tài chính, lấy trực tiếp tại Sở ngoại kiểu nơi người mời cư trú, lệ phí ~29 EUR, cần đặt lịch trước
- Bản sao hộ chiếu hoặc CMND Đức của người mời
- Bản sao thẻ cư trú Aufenthaltstitel còn hiệu lực (hoặc hộ chiếu Đức nếu đã nhập tịch)
- Giấy xác nhận chỗ ở từ chủ nhà hoặc người mời
- Sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất + hợp đồng lao động tại Đức (chứng minh tài chính đủ bảo lãnh)
- Giấy chứng minh quan hệ gia đình: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn (dịch công chứng sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh)
Giấy tờ của người được mời chuẩn bị tại Việt Nam:
- Hộ chiếu bản gốc + 02 ảnh thẻ + CMND/CCCD bản sao
- Sổ hộ khẩu/KT3 bản sao công chứng
- Sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân (nếu tự chứng minh tài chính một phần)
- Bảo hiểm du lịch Schengen tối thiểu 30.000 EUR
- Form VIDEX điền đầy đủ, ký tên (in 2 bản)
Lưu ý: Giấy cam kết bảo lãnh thường mất 2-4 tuần để lấy do lịch hẹn tại Sở Ngoại kiều thường kín. Người mời nên bắt đầu bước này ngay khi hai bên có kế hoạch cụ thể.
Checklist hồ sơ visa du học Đức
Xem hướng dẫn chi tiết quy trình: Visa du học Đức – APS & Tài khoản phong tỏa 2025
Visa du học dài hạn (loại D) nộp trực tiếp tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội – không qua VFS Global. Cần đặt lịch hẹn trước qua website Đại sứ quán Đức.
Giấy tờ học tập:
- Thư nhập học chính thức Zulassungsbescheid bản gốc từ trường Đức (unconditional offer)
- Chứng chỉ APS bản gốc – bắt buộc với mọi du học sinh Việt Nam, không có ngoại lệ
- Bằng tốt nghiệp THPT + bảng điểm đầy đủ (dịch công chứng sang tiếng Đức)
- Bằng đại học + bảng điểm (nếu học cao học, dịch công chứng)
- Chứng chỉ tiếng Đức (TestDaF, DSH, Goethe B2/C1) hoặc tiếng Anh (IELTS ≥ 6.0, TOEFL tương đương)
Giấy tờ tài chính:
- Giấy xác nhận tài khoản phong tỏa (Blocked Account / Sperrkonto) với số dư ≥ 11.208 EUR – từ Fintiba, Expatrio hoặc Deutsche Bank
- Hoặc Giấy cam kết bảo lãnh kèm hồ sơ tài chính của người bảo lãnh tại Đức
- Bảo hiểm y tế hợp lệ tại Đức (ít nhất bảo hiểm du học quốc tế, hiệu lực ≥ 3 tháng đầu)
Giấy tờ cá nhân:
- Hộ chiếu bản gốc (còn hạn phù hợp toàn thời gian học)
- 02 ảnh thẻ 3.5×4.5cm nền trắng
- CCCD bản sao công chứng
- Sổ hộ khẩu bản sao công chứng
- Lý lịch tư pháp (nếu Đại sứ quán yêu cầu)
Hướng dẫn điền form VIDEX xin visa Đức
Form VIDEX là đơn xin visa ngắn hạn chính thức của Đức. Điền sai hoặc bỏ trống mục bắt buộc là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại ngay tại quầy VFS.
Truy cập và bắt đầu điền form
Địa chỉ chính thức: https://videx.diplo.de/videx/
Truy cập https://videx.diplo.de/videx/ điền đầy đủ theo hướng dẫn trên màn hình. Sau khi điền xong, in ra giấy A4 (không ký số hay nộp online). Cần in 2 bản: 1 bản nộp hồ sơ, 1 bản lưu cá nhân.
Lưu ý: điền online, in ra nộp bản giấy – đây là điểm nhiều người nhầm: form VIDEX không có chức năng nộp online trực tiếp. Bạn điền trên web, xuất ra PDF, in ra, ký tay rồi nộp bản giấy tại VFS Global. Không chấp nhận bản photo lại từ bản đã điền tay.
Các mục quan trọng cần lưu ý
Mục 21: Mục đích chuyến đi
Ghi rõ ràng và cụ thể: “Du lịch và tham quan Đức”, “Tham dự hội thảo tại công ty [tên] tại Berlin”, v.v. Tuyệt đối không ghi chung chung như “thăm quan” hay “du lịch” khi thực tế là thăm thân hoặc công tác. Mục đích chuyến đi phải nhất quán với toàn bộ hồ sơ kèm theo.
Mục 24: Thông tin tài chính (ai chi trả)
- Nếu tự chi trả: tích vào ô “Applicant” và ghi rõ nguồn tiền (tiền mặt, sao kê ngân hàng)
- Nếu có người bảo lãnh: tích ô “Sponsor” và ghi tên người bảo lãnh
- Nếu công ty Đức bao toàn bộ: ghi tên công ty
- Các thông tin tại mục này phải khớp với giấy tờ tài chính trong hồ sơ
Mục 33: Chữ ký người xin visa
Bắt buộc ký tay, không được in chữ ký scan hay để trống. Ký bằng bút mực đen hoặc xanh, ký cả 2 bản in ra. Thiếu chữ ký mục 33 là lý do bị trả hồ sơ ngay lập tức.
Mục 34: Dành cho trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi)
Cha hoặc mẹ (hoặc người giám hộ hợp pháp) ký thay tại mục 34. Cần kèm theo giấy khai sinh của trẻ và CMND/CCCD của người ký. Nếu trẻ chỉ đi với một bên cha/mẹ, cần có giấy đồng ý của bên còn lại (ký công chứng).
Lỗi phổ biến khi điền form VIDEX
- Để trống mục bắt buộc: đặc biệt mục 21 (mục đích), 24 (tài chính) và 33 (chữ ký)
- Ghi sai ngày hết hạn hộ chiếu: dẫn đến nhận thấy mâu thuẫn khi đối chiếu hộ chiếu gốc
- Mục đích chuyến đi không khớp với hồ sơ: ghi “du lịch” nhưng nộp kèm thư mời công tác
- Điền nhầm ngày tháng kiểu Anh/Mỹ: form VIDEX dùng định dạng DD.MM.YYYY
- Nộp bản photo lại: thay vì in trực tiếp từ file PDF chính thức
Nộp hồ sơ visa Đức ở đâu?
Tùy theo loại visa, hồ sơ được nộp tại các địa điểm khác nhau. Không phải tất cả visa Đức đều nộp qua VFS Global.
Trung tâm VFS Global Hà Nội
Địa chỉ: Tòa nhà Lakeview, 351 Nguyễn Văn Hưởng, Quận Tây Hồ, Hà Nội
Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu, 8:00 – 15:00 (trừ ngày lễ)
Đặt lịch hẹn: Đăng nhập tại vfsglobal.com, chọn Germany – Vietnam, chọn loại visa và chọn ngày giờ phù hợp. Nên đặt trước ít nhất 3-4 tuần, đặc biệt vào mùa cao điểm.
Loại visa tiếp nhận tại VFS Hà Nội: Visa Schengen ngắn hạn (loại C): du lịch, công tác ngắn hạn, thăm thân ngắn hạn, học ngôn ngữ dưới 90 ngày.
Trung tâm VFS Global TP.HCM
Địa chỉ: Tầng 1, 1 Công trường Mê Linh, Quận 1, TP.HCM
Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu, 8:00 – 15:00 (trừ ngày lễ)
Đặt lịch hẹn: Tương tự VFS Hà Nội – qua vfsglobal.com. Lịch hẹn tại TP.HCM thường bận hơn vào các tháng cuối năm.
Đại sứ quán Đức tại Hà Nội
Địa chỉ: 29 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Loại visa tiếp nhận trực tiếp tại ĐSQ: Visa quốc gia dài hạn (loại D) – bao gồm visa du học, visa lao động, visa đoàn tụ gia đình/định cư và visa Ausbildung. Các loại visa này không nộp qua VFS.
Đặt lịch hẹn: Qua website chính thức của Đại sứ quán Đức tại Việt Nam. Lịch hẹn thường kín trước 4-6 tuần nên cần đặt sớm.
Kinh nghiệm thực tế để hồ sơ visa du lịch Đức dễ đậu hơn
Dưới đây là bốn điểm mà nhiều người bỏ qua khiến hồ sơ bị từ chối dù giấy tờ hoàn chỉnh.
1. Nộp hồ sơ sớm, ít nhất 3 tháng trước ngày khởi hành
VFS Global chỉ cho phép đặt lịch hẹn tối đa 6 tháng trước ngày dự kiến nhập cảnh, và tối thiểu 15 ngày trước. Thực tế, lịch hẹn tại TP.HCM thường kín 4-8 tuần. Nếu nộp trễ, bạn sẽ rơi vào thế bị động: vừa không có lịch hẹn sớm, vừa phải đặt vé và khách sạn trước khi có visa – rủi ro tài chính cao. Quy tắc thực tế: nhắm chuyến đi vào tháng 7, hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ từ tháng 3-4.
2. Cân nhắc xin visa Schengen qua quốc gia khác thay vì xin thẳng visa Đức
Đức nằm trong nhóm quốc gia Schengen có tỷ lệ từ chối cao nhất với hộ chiếu Việt Nam, đặc biệt với hồ sơ lần đầu hoặc chưa có lịch sử đi châu Âu. Nếu lịch trình bao gồm nhiều nước Schengen, bạn nên xin visa tại quốc gia có thời gian lưu trú dài nhất trong chuyến đi (đúng quy định Schengen). Pháp, Ý hoặc Tây Ban Nha thường có tỷ lệ cấp visa dễ hơn trong cùng điều kiện hồ sơ và visa đó vẫn cho phép nhập cảnh Đức bình thường.
Lưu ý quan trọng: Bạn chỉ được xin visa tại nước có thời gian lưu trú dài nhất, hoặc nước nhập cảnh đầu tiên nếu số ngày bằng nhau.
3. Kết hợp mục đích thăm thân nếu có người thân tại Đức
Nếu bạn có người thân (bạn bè, họ hàng) đang sinh sống hoặc làm việc hợp pháp tại Đức, việc kết hợp thư mời thăm thân vào hồ sơ du lịch có thể tăng đáng kể tỷ lệ đậu visa. Lý do: thư mời thể hiện bạn có điểm neo tại Đức và có người chịu trách nhiệm đón tiếp – hai yếu tố mà Đại sứ quán đánh giá tích cực.
Hồ sơ cần bổ sung: thư mời theo mẫu, bản sao giấy tờ cư trú hợp pháp của người mời (thẻ xanh hoặc hộ chiếu), và bằng chứng mối quan hệ.
4. Chuẩn bị kỹ cho buổi hẹn nộp hồ sơ tại VFS
VFS Global không nhắc bạn bổ sung hồ sơ thiếu, họ chỉ tiếp nhận rồi chuyển nguyên trạng sang Đại sứ quán. Nếu hồ sơ thiếu sót, Đại sứ quán mặc định hiểu là bạn không có hoặc không muốn cung cấp thông tin đó. Vì vậy, trước buổi hẹn:
- In và kiểm tra lại toàn bộ checklist theo từng mục trong bài này
- Sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự: giấy tờ nhân thân → tài chính → chuyến đi → phụ lục
- Mang theo bản gốc để đối chiếu: VFS sẽ giữ bản sao, trả lại bản gốc
- Tất cả giấy tờ tiếng Việt phải có bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Đức kèm công chứng
