Mẫu đơn xin visa Đức VIDEX | Hướng dẫn điền và tải form PDF

Form VIDEX là mẫu đơn xin visa Schengen chính thức – bắt buộc với mọi hồ sơ xin visa Đức ngắn hạn (du lịch, công tác, thăm thân). Điền sai hoặc bỏ trống bất kỳ mục nào là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại tại quầy VFS ngay ngày hẹn, kể cả khi toàn bộ giấy tờ còn lại đã hoàn chỉnh. Bài viết này Trang Visa sẽ hướng dẫn chi tiết điền thông tin từng mục trong form, link tải chính thức, lỗi thường gặp và cách tránh.

Xem thêm: Checklist đầy đủ hồ sơ xin visa Đức theo từng loại

Mẫu đơn VIDEX là gì?

Giới thiệu về form VIDEX

VIDEX (Visa Data Exchange) là mẫu đơn xin visa Schengen chuẩn EU, được sử dụng thống nhất tại tất cả Đại sứ quán và lãnh sự quán các nước Schengen – trong đó có Đức. Tên đầy đủ trên form là “Antrag auf Erteilung eines Schengen-Visums” (Đơn xin cấp visa Schengen). Form bao gồm 34 mục thông tin, từ nhân thân, hộ chiếu đến mục đích chuyến đi và tài chính.

Áp dụng cho visa Đức ngắn hạn (loại C)

Form VIDEX dùng cho visa Schengen loại C (lưu trú tối đa 90 ngày trong 180 ngày) – visa du lịch, công tác ngắn hạn, thăm thân, học ngôn ngữ ngắn hạn. Với visa dài hạn loại D (du học, định cư, lao động) nộp trực tiếp tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội – Đại sứ quán sử dụng mẫu đơn riêng, không phải form VIDEX thông thường. Hãy xác nhận với Đại sứ quán khi đặt lịch hẹn để nhận đúng mẫu đơn.

Bắt buộc không được bỏ trống bất kỳ mục nào

Mọi mục trong form đều phải có thông tin. Nếu một mục không áp dụng với bạn, ghi “N/A” – tuyệt đối không để trống. Đặc biệt ba mục VFS kiểm tra kỹ nhất khi tiếp nhận: Mục 21 (mục đích chuyến đi), Mục 24 (ai chịu chi phí) và Mục 33 (chữ ký người xin visa).

Tải mẫu đơn VIDEX ở đâu?

Website chính thức: https://videx.diplo.de/videx/

Truy cập https://videx.diplo.de/videx/ – cổng điền form trực tuyến chính thức của Bộ Ngoại giao Đức (Auswärtiges Amt). Chọn loại visa Short Stay / Schengen, điền đầy đủ các mục theo hướng dẫn, xuất ra PDF và in bản giấy để nộp.

Điền trực tiếp online, in ra nộp bản giấy

Form VIDEX không có chức năng nộp trực tuyến. Bạn điền trên web, xuất PDF, in ra, ký tay trực tiếp trên bản giấy rồi nộp tại VFS Global. Không chấp nhận bản photo lại từ bản đã điền tay hay bản đã ký scan.

Lưu ý: Hệ thống VIDEX không lưu dữ liệu sau khi đóng trình duyệt. Hãy hoàn thành và xuất PDF ngay trong một phiên làm việc, hoặc lưu file PDF trước khi thoát khỏi trang web.

Chuẩn bị 02 bản in để nộp tại quầy VFS

Bạn cần in ra 2 bản giấy A4, mực in rõ, không bị nhòe. Ký tay bằng bút mực đen hoặc xanh đậm tại tất cả vị trí yêu cầu trên cả 2 bản. Nên chuẩn bị thêm 1 bản dự phòng (tổng 3 bản): 1 bản nộp vào hồ sơ, 1 bản giữ lại cho bản thân, 1 bản phòng trường hợp ký nhầm hoặc nhòe mực.

Hướng dẫn điền mẫu đơn VIDEX từng mục

Form VIDEX gồm 34 mục chia thành 7 phần. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục kèm ví dụ cụ thể cho người Việt Nam.

Phần 1: Thông tin cá nhân (Mục 1-10)

Mục 1-3: Họ, tên và họ tên khi sinh

• Mục 1 (Surname – Họ): Ghi họ theo đúng hộ chiếu chữ IN HOA, không dấu tiếng Việt. Ví dụ: NGUYEN (không phải Nguyễn hay NGUYỄN).
• Mục 2 (First name – Tên và tên đệm): Ghi tên và tên đệm theo đúng hộ chiếu IN HOA, có dấu cách giữa các âm tiết. Ví dụ: THI HONG (không phải THIHONG hay Thị Hồng).
• Mục 3 (Surname at birth – Họ khi sinh): Nếu họ khi sinh khác họ hiện tại (ví dụ đổi họ sau kết hôn), ghi họ khi sinh. Nếu không thay đổi, ghi lại giống Mục 1.

Mục 4-8: Ngày sinh, nơi sinh, quốc tịch

• Mục 4 (Date of birth – Ngày sinh): Định dạng DD.MM.YYYY. Ví dụ: sinh ngày 15 tháng 3 năm 1990 → ghi 15.03.1990.
• Mục 5 (Place of birth – Nơi sinh): Ghi tên tỉnh/thành phố nơi sinh theo hộ chiếu, không dấu. Ví dụ: HA NOI hoặc HO CHI MINH CITY.
• Mục 6 (Country of birth – Nước sinh): Ghi VIET NAM.
• Mục 7 (Current nationality – Quốc tịch hiện tại): Ghi VIETNAMESE.
• Mục 8 (Nationality at birth – Quốc tịch khi sinh): Với hầu hết người Việt Nam cũng là VIETNAMESE, chỉ khác nếu bạn đã từng đổi quốc tịch.

Mục 9: Giới tính

Tích vào ô đúng: Male (Nam) hoặc Female (Nữ). Form có sẵn ô checkbox, không cần viết thêm chữ vào ô trống.

Mục 10: Tình trạng hôn nhân

Chọn đúng một ô tương ứng: Single (Độc thân) / Married (Đã kết hôn) / Separated (Ly thân) / Divorced (Ly hôn) / Widow(er) (Góa vợ/chồng) / Other. Phải nhất quán với giấy tờ trong hồ sơ (giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân).

Phần 2: Thông tin hộ chiếu (Mục 11-16)

Mục 11: Loại giấy tờ du lịch

Với hầu hết người Việt Nam: chọn Ordinary passport (Hộ chiếu phổ thông – bìa xanh lam hoặc bìa đen). Chỉ chọn loại khác nếu đang dùng hộ chiếu ngoại giao (Diplomatic) hoặc hộ chiếu công vụ (Official/Service).

Mục 12-14: Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn

• Mục 12 (Document number – Số hộ chiếu): Sao chép chính xác từng ký tự từ trang thông tin của hộ chiếu. Không nhầm số hộ chiếu với số CMND/CCCD. Phân biệt rõ chữ O với số 0, chữ I với số 1.
• Mục 13 (Date of issue – Ngày cấp): Ngày cấp hộ chiếu, định dạng DD.MM.YYYY. Ví dụ: 20.07.2019.
• Mục 14 (Date of expiry – Ngày hết hạn): Ngày hết hạn hộ chiếu, định dạng DD.MM.YYYY. Đây là mục hay bị điền sai nhất, nhầm tháng và ngày (ghi 05.12 thay vì 12.05) sẽ bị phát hiện ngay khi đối chiếu hộ chiếu gốc tại quầy VFS. Hộ chiếu phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh vào Đức.

Mục 15: Cơ quan cấp hộ chiếu

Ghi tên cơ quan như in trên hộ chiếu, không dấu. Một số ví dụ phổ biến:
— CUC QUAN LY XUAT NHAP CANH TP. HA NOI
— CUC QUAN LY XUAT NHAP CANH BO CONG AN
— CUC QUAN LY XUAT NHAP CANH TP. HO CHI MINH

Mục 16: Visa hợp lệ khác đang có (nếu có)

Nếu đang có visa còn hiệu lực của nước khác (visa Mỹ B1/B2, visa Nhật, visa Anh, thẻ cư trú EU…), ghi vào đây. Đây là thông tin có lợi cho hồ sơ – visa còn hiệu lực từ các nước phát triển là tín hiệu tốt cho Đại sứ quán Đức. Không cần ghi nếu không có.

Phần 3: Địa chỉ và thông tin liên lạc (Mục 17-19)

Mục 17: Địa chỉ thường trú hiện tại

Ghi địa chỉ nhà đầy đủ bằng tiếng Anh hoặc phiên âm Latin: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, Vietnam. Phải khớp với sổ hộ khẩu hoặc KT3 trong hồ sơ. Ví dụ: 12 Tran Phu Street, Ba Dinh District, Hanoi, Vietnam

Mục 18: Email và số điện thoại

Ghi email và số điện thoại đang sử dụng thực tế, luôn bật và có thể nhận tin nhắn. Số điện thoại kèm mã quốc gia: +84, bỏ số 0 đầu. Ví dụ: +84 912 345 678 | [email protected] – VFS hoặc Đại sứ quán có thể liên hệ qua email/SĐT này khi cần thông báo về hồ sơ.

Mục 19: Thông tin nơi lưu trú hoặc người liên hệ tại Đức

Ghi tên và địa chỉ đầy đủ của khách sạn/chỗ ở tại Đức, phải khớp với booking confirmation đã nộp kèm hồ sơ. Ví dụ: Hotel Ibis Berlin Mitte, Brunnenstrasse 1, 10119 Berlin, Germany.

• Nếu ở nhà người thân: ghi họ tên và địa chỉ nhà họ tại Đức.
• Nếu lịch trình qua nhiều thành phố, ghi nơi ở đầu tiên và đính kèm lịch trình chi tiết.

Phần 4: Mục đích và chi tiết chuyến đi (Mục 20-24)

Mục 20: Quốc gia điểm đến chính

Ghi Germany (hoặc Deutschland). Nếu đi nhiều nước Schengen, ghi quốc gia bạn lưu trú nhiều ngày nhất – đây là căn cứ xác định bạn nộp hồ sơ tại VFS/ĐSQ của nước nào.

Mục 21: Mục đích chuyến đi

Ghi rõ ràng, cụ thể và nhất quán với toàn bộ hồ sơ kèm theo. Một số ví dụ cụ thể:

• Visa du lịch → Tourism / Sightseeing in Germany
• Visa công tác → Business meeting with [tên công ty] in Berlin (ghi cụ thể hơn nếu được)
• Visa thăm thân → Visiting family / Visiting relatives in Munich
• Visa học ngôn ngữ ngắn hạn → German language course at [tên trường]
• Visa hội chợ/triển lãm → Attending [tên hội chợ] trade fair in Frankfurt

Không ghi chung chung “Travel” hay “Holiday” khi hồ sơ có thư mời công tác bị coi là mâu thuẫn và dẫn đến từ chối ngay lập tức.

Mục 22-23: Ngày nhập cảnh và số ngày lưu trú

• Mục 22 (Arrival date – Ngày nhập cảnh): Ngày dự kiến nhập cảnh vào Đức (hoặc vào khu vực Schengen), định dạng DD.MM.YYYY. Phải khớp với vé máy bay đã nộp kèm.
• Mục 23 (Number of days requested – Số ngày xin): Tổng số ngày lưu trú, tính cả ngày đến và ngày đi. Ví dụ: đến ngày 10/06, về ngày 20/06 → ghi 11 ngày. Nên yêu cầu thêm 2-3 ngày dự phòng so với lịch trình thực tế. Visa Schengen loại C không được vượt quá 90 ngày trong 180 ngày.

Mục 24: Ai chịu chi phí cho chuyến đi

Chọn đúng một ô và đảm bảo có đủ giấy tờ tài chính tương ứng:

• Applicant (Bản thân tự chi trả) → kèm sao kê ngân hàng cá nhân 3-6 tháng gần nhất, số dư tối thiểu ~45 EUR/ngày lưu trú
• Sponsor / Host (Người thân tại Đức bảo lãnh) → kèm văn bản Verpflichtungserklärung (cam kết bảo lãnh tài chính có công chứng tại Đức)
• Employer in the member state (Công ty Đức chi trả) → kèm thư xác nhận từ đối tác Đức
• Employer in the country of residence (Công ty Việt Nam chi trả) → kèm quyết định cử đi công tác và thư xác nhận của công ty

Phần 5: Thông tin chỗ ở tại Đức (Mục 25)

Mục 25: Tên và địa chỉ đầy đủ nơi lưu trú tại Đức

Ghi tên và địa chỉ nơi lưu trú đầu tiên tại Đức, khớp với booking confirmation đã nộp kèm hồ sơ.
Ví dụ khách sạn: Meininger Hotel Frankfurt, Europaallee 64, 60327 Frankfurt am Main, Germany
Ví dụ nhà người thân: Hans Mueller, Hauptstrasse 12, 80331 München, Germany
Nếu lịch trình có nhiều điểm đến: ghi nơi đầu tiên, đính kèm lịch trình toàn bộ chuyến đi.

Phần 6: Thông tin lao động và tài chính (Mục 26-30)

Mục 26: Nghề nghiệp hiện tại và tên cơ quan

Ghi chức vụ/nghề nghiệp hiện tại và tên công ty (hoặc trường học nếu là sinh viên). Phải khớp với hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận công việc trong hồ sơ.
Ví dụ: Marketing Manager / ABC Company Ltd.
– Người về hưu ghi: Retired.
– Người nội trợ ghi: Housewife.
– Sinh viên ghi: Student / [tên trường].

Mục 27-29: Địa chỉ và số điện thoại cơ quan

Địa chỉ đầy đủ và số điện thoại công ty đang làm việc (hoặc trường học), kèm mã quốc gia +84.
Ví dụ: Tầng 5, 123 Nguyen Hue, District 1, Ho Chi Minh City | +84 28 3822 1234
Người về hưu hoặc nội trợ có thể ghi “N/A” tại các mục này.

Mục 30: Phương tiện tài chính cho chuyến đi

Ghi tổng số tiền sẵn có cho chuyến đi: tiền mặt mang theo, số dư tài khoản, hoặc số tiền người bảo lãnh cam kết kèm đơn vị tiền tệ (EUR hoặc USD). Con số phải hợp lý với số ngày lưu trú và nhất quán với giấy tờ tài chính kèm theo. Mức tham chiếu của Đức: khoảng 45 EUR/ngày. Ví dụ: chuyến 10 ngày → tối thiểu khoảng 450 EUR.

Phần 7: Lịch sử nhập cảnh và chữ ký (Mục 31-34)

Mục 31: Đã từng vào khu vực Schengen chưa?

Nếu chưa: tích No. Nếu đã từng vào: tích Yes, ghi số lần, thời gian và quốc gia đã đến. Lịch sử Schengen tốt là điểm cộng, bạn đừng bỏ qua nếu đã có visa Schengen trước đây.

Mục 32: Đã từng bị từ chối visa hoặc bị trục xuất khỏi Schengen chưa?

Phải khai trung thực. Nếu đã bị từ chối hoặc bị trục xuất: tích Yes, ghi thời gian, quốc gia và lý do. Khai gian mục này là vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến cấm nhập cảnh dài hạn nếu bị phát hiện sau này.

Mục 33: Chữ ký của người xin visa – BẮT BUỘC

Ký tay bằng bút mực đen hoặc xanh đậm trực tiếp trên bản giấy đã in. Ghi ngày ký (DD.MM.YYYY) bên cạnh chữ ký. Thiếu chữ ký mục 33 là lý do hồ sơ bị trả về phổ biến nhất, VFS không tiếp nhận form không có chữ ký dù toàn bộ hồ sơ còn lại hoàn chỉnh.

Quan trọng: Không ký scan, không ký in từ máy tính. Chỉ chấp nhận chữ ký tay trực tiếp trên bản in giấy. Không được dùng bút xóa hay sửa đè lên, nếu ký sai phải in lại bản mới.

Mục 34: Chữ ký đại diện cho trẻ vị thành niên

Nếu người xin visa dưới 18 tuổi: cha hoặc mẹ (hoặc người giám hộ hợp pháp) ký tại mục 34, ghi rõ vai trò (Father / Mother / Legal guardian). Kèm theo giấy khai sinh của trẻ và CMND/CCCD của người ký. Nếu trẻ chỉ đi với một bên cha/mẹ, cần có giấy đồng ý công chứng của bên còn lại.

Nộp hồ sơ tại VFS Global Việt Nam

Địa điểm và thời gian tiếp nhận

VFS Global Việt Nam có hai trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa Đức. Chọn đúng địa điểm tương ứng với nơi bạn đang sinh sống, nếu nộp sai trung tâm bạn có thể bị từ chối tiếp nhận:

VFS Global Hà Nội:

• Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Charmvit Tower, 117 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 6, 8:00–16:00 (trừ ngày lễ)
• Đặt lịch hẹn: Qua website VFS Global hoặc hotline

VFS Global TP. Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: Tầng 1, Saigon Centre Tower 2, 67 Lê Lợi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 6, 8:00–16:00 (trừ ngày lễ)
• Đặt lịch hẹn: Qua website VFS Global hoặc hotline

Đặt form VIDEX ở trang đầu tiên của bộ hồ sơ để nhân viên tiếp nhận dễ kiểm tra. Mang theo bản gốc và photo toàn bộ giấy tờ. Đến đúng giờ hẹn, trễ hơn 15 phút có thể phải đặt lịch lại.

Các lỗi phổ biến khi điền mẫu đơn VIDEX

Lỗi về thông tin cá nhân

• Ghi sai họ tên so với hộ chiếu: thứ tự và cách viết phải khớp chính xác: NGUYEN THI HONG không thể đổi thành THI HONG NGUYEN
• Thiếu dấu cách giữa các âm tiết: ghi BICHTRAM thay vì BICH TRAM
• Điền sai ngày hết hạn hộ chiếu (Mục 14): nhầm tháng và ngày là lỗi phổ biến nhất, bị phát hiện ngay khi đối chiếu hộ chiếu gốc
• Dùng định dạng ngày MM/DD/YYYY kiểu Mỹ thay vì DD.MM.YYYY theo chuẩn Đức
• Nhầm số hộ chiếu với số CMND/CCCD tại Mục 12
• Nhầm chữ O với số 0, chữ I với số 1 trong số hộ chiếu

Lỗi về mục đích chuyến đi và tài chính

• Điền mục đích không khớp với hồ sơ kèm theo: điền “Tourism” nhưng nộp kèm thư mời công tác
• Bỏ trống Mục 21 hoặc điền quá chung chung như “Travel” không kèm chi tiết
• Mục 24 mâu thuẫn với giấy tờ tài chính: tích “Applicant” nhưng không có sao kê ngân hàng cá nhân trong hồ sơ
• Ngày nhập cảnh (Mục 22) không khớp với vé máy bay đã nộp kèm
• Số ngày lưu trú (Mục 23) quá nhiều hơn thực tế mà không có lý do hợp lý

Lỗi về chữ ký và bản in

• Quên ký tên tại Mục 33 – lý do số 1 bị trả hồ sơ ngay tại quầy VFS
• Không ghi ngày ký bên cạnh chữ ký Mục 33
• Ký scan hoặc ký in thay vì ký tay trực tiếp trên bản giấy đã in
• Nộp bản photocopy form đã ký thay vì bản in gốc từ PDF
• In thu nhỏ tỷ lệ dưới 100%: phải in đúng kích thước A4, tỷ lệ 100%
• Trẻ vị thành niên tự ký Mục 33 thay vì phụ huynh ký Mục 34

Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn VIDEX

Xem thêm: Hướng dẫn tổng quan visa Đức 2025 — quy trình, các loại visa và dịch vụ hỗ trợ từ Trang Visa.